openDesk als digitale Arbeitsplatzlösung
Wie können sich Städte, Gemeinden und Landkreise unabhängiger von einzelnen Softwareanbietern machen? Diese Frage beschäftigt zunehmend die öffentliche Verwaltung. Digitale Souveränität wird zu einer praktischen Gestaltungsaufgabe.
Das zeigte sich auch auf der diesjährigen Smart Country Convention (SCCON), die vom 13. bis 15. Oktober 2026 in Berlin stattfand. Besonders großes Interesse galt dabei openDesk, einer vom Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) bereitgestellten Open-Source-basierten Arbeitsplatzlösung. Das ZenDiS GmbH liegt derzeit zu 100 Prozent in der Hand des Bundes. Eine Beteiligung der Länder ist in Vorbereitung. Das ZenDiS reagiert auf die steigende Nachfrage zu openDesk unter anderem mit einer stärkeren Einbindung spezialisierter IT-Dienstleister.
Am Messestand der DACHS IT GMBH, einem vom ZenDiS anerkannten Systemintegrationspartner für openDesk, war auch Prof. Dr. Holger Lemcke vom vhw zu Gast. Bei der Präsentation zu openDesk als Arbeitsplatzlösung ging es neben den technischen Möglichkeiten vor allem um die Frage, wie sich die Einführung organisatorisch gestalten lässt und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit ein solcher Wandel in der Verwaltung gelingt.
Datenschutz, Informationssicherheit, Verfügbarkeit und Kontrolle
Über viele Jahre waren Microsoft Office und später Microsoft 365 mit Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, Teams und SharePoint in zahlreichen Verwaltungen nahezu selbstverständlich. Entsprechend tief sind diese Anwendungen heute in bestehende Arbeitsabläufe und IT-Strukturen eingebunden.
Die Diskussion um digitale Souveränität hat jedoch dazu geführt, dass immer mehr öffentliche Einrichtungen ihre Abhängigkeit von einzelnen Herstellern hinterfragen. Neben wirtschaftlichen Überlegungen spielen insbesondere Datenschutz, Informationssicherheit, langfristige Verfügbarkeit und die Kontrolle über die eigene IT-Infrastruktur eine bedeutende Rolle.
Mit openDesk steht inzwischen eine Plattform zur Verfügung, die wesentliche Funktionen eines digitalen Büroarbeitsplatzes auf Basis offener Technologien zusammenführt. Dazu gehören E-Mail, Kalender, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Dateiverwaltung, Chat, Videokonferenzen und weitere Anwendungen für die Zusammenarbeit.
Change Management
Wer sich für eine neue Arbeitsplatzplattform entscheidet, verändert damit nicht nur seine IT. Häufig sind Arbeitsweisen betroffen, die sich über Jahre eingespielt haben. Mitarbeitende müssen sich mit neuen Oberflächen vertraut machen, gewohnte Abläufe verändern sich und nicht jede Funktion lässt sich ohne Weiteres aus der bisherigen Umgebung übertragen.
Ob eine solche Umstellung erfolgreich ist, hängt nicht allein von der Leistungsfähigkeit der Software ab. Entscheidend ist auch, ob die Beschäftigten den Veränderungsprozess nachvollziehen können und die neuen Anwendungen ihre tägliche Arbeit tatsächlich unterstützen. Gerade in Kommunalverwaltungen, in denen unterschiedliche Fachbereiche und Fachverfahren zusammenkommen, ist das eine anspruchsvolle Aufgabe.
Im Mittelpunkt der Einführung von neuen Arbeitsplattformen steht daher das Change Management, also die Frage, wie Beschäftigte und Führungskräfte frühzeitig eingebunden und bei der Einführung neuer Arbeitsweisen begleitet werden können.
Dabei geht es nicht nur um Schulungen. Ebenso wichtig sind die verständliche Kommunikation, die Berücksichtigung bestehender Arbeitsabläufe und die Möglichkeit, neue Anwendungen zunächst in einem überschaubaren Rahmen kennenzulernen.
Eine Verwaltung, die bislang überwiegend mit Microsoft 365 arbeitet, muss allerdings nicht sämtliche Anwendungen gleichzeitig ersetzen. Häufig kann es sinnvoller sein, zunächst einzelne Bereiche einzubeziehen, Erfahrungen zu sammeln und auf dieser Grundlage über weitere Schritte zu entscheiden.
Digitale Krisenvorsorge – Notfallarbeitsplatzumgebung
Darüber hinaus eröffnen sich durch Open-Source-basierte Arbeitsplatzlösungen wie openDesk Einsatzmöglichkeiten im Bereich der digitalen Krisenvorsorge, etwa durch den Aufbau einer zusätzlichen Notfallarbeitsplatzumgebung.
Ein solcher Notfallarbeitsplatz ersetzt zwar kein umfassendes Konzept zum Business Continuity Management (BCM). Er kann aber einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb einer Verwaltung auch bei größeren IT-Störungen aufrechtzuerhalten.
Ob und in welchem Umfang solche Lösungen für eine Kommune geeignet sind, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Neben den technischen Voraussetzungen spielen die vorhandenen Fachverfahren, die personellen Ressourcen, die Kosten und insbesondere die Bereitschaft zur organisatorischen Veränderung eine wichtige Rolle. Gerade deshalb ist es ratsam, digitale Souveränität nicht isoliert als IT-Thema zu betrachten, sondern als Bestandteil einer umfassenderen kommunalen Digitalisierungsstrategie.
Für Kommunen, die ihre bestehende Microsoft-365-Umgebung zunächst beibehalten möchten, könnte dieser Ansatz einen vergleichsweise niedrigschwelligen Einstieg in die Beschäftigung mit openDesk darstellen.
vhw unterstützt Kommunen mit Fortbildungen
Digitale Souveränität stellt Kommunen vor vielfältige Fragen und eröffnet ihnen zugleich neue Handlungsoptionen. Nicht jede Stadt oder Gemeinde wird ihre bestehende Microsoft-365-Umgebung kurzfristig ablösen wollen oder können. Dennoch kann es sinnvoll sein, sich proaktiv mit möglichen Alternativen und ergänzenden Betriebsmodellen auseinanderzusetzen. Das gilt sowohl für die langfristige IT-Strategie als auch für Fragen der Informationssicherheit und Krisenvorsorge.
Der vhw bietet mit seinem Fortbildungsangebot im Themenfeld Digitale Verwaltung bereits Hilfestellungen im Umgang mit den neuen technologischen Entwicklungen. So zeigt bspw. das Webinar “Wenn E-Mail und Zusammenarbeit stillstehen: Notfallarbeitsplatz für die Verwaltung” am Beispiel von openDesk, wie der Aufbau einer zusätzlichen Notfallarbeitsplatzumgebung gelingen kann. Es wird vermittelt, welche rechtlichen Anforderungen zu erfüllen sind, worauf es bei der Auswahl eines Ersatzsystems ankommt, wie die Einführung im Arbeitsbetrieb gestaltet werden sollte, welche Ressourcen der Aufbau bindet und wo die Grenzen in der Anwendungspraxis liegen.
Außerdem sind für Mitgliedskommunen des vhw exklusive Informationsveranstaltungen, Fachgespräche und Workshops in Planung. Die Anwendungsmöglichkeiten von openDesk sollen dezidiert erläutert, Fragen zu technischen Voraussetzungen und Betrieb beantwortet sowie mögliche Einsatzszenarien für die jeweilige Organisation diskutiert werden.
Es wird ausdrücklich nicht darum gehen, eine bestimmte Softwarelösung unabhängig von den jeweiligen Rahmenbedingungen zu empfehlen. Vielmehr gilt es, die Möglichkeiten und Grenzen von openDesk sachlich zu betrachten und herauszufinden, unter welchen Voraussetzungen ein Einsatz Sinn macht. Es können sowohl die mögliche Ablösung bestehender Microsoft-365-Anwendungen als auch der Aufbau eines unabhängigen Notfallarbeitsplatzes im Mittelpunkt stehen. Die organisatorische Begleitung solcher Vorhaben, insbesondere das Change Management, wird ebenso berücksichtigt werden wie die technischen Anforderungen.